fbpx

Hogyan könnyíti meg az adminisztratív folyamatokat a feladatkezelő?

Megjelent: 2020.10.02. | Kategória: Értékesítés

Előfordult már Veled is, hogy felhívott a partnered, hogy mikor küldöd a múlt hétre ígért ajánlatot/megrendelést?
Egy olyan módszert mutatunk Neked, amelyet a gyártásszervezésben fejlesztettek ki, de mára már szinte minden innovatív vállalkozás ezt alkalmazza. Megmutatjuk, hogy miért érheti meg neked is egy feladatkezelő használata.

Mi az a feladatkezelő?

A feladatkezelők olyan online programok vagy alkalmazások, amelyekben különböző feladatokat, úgynevezett kártyákat, hozhatunk létre, és ezeket kategóriákba, feladat státuszokba sorolhatjuk. A feladatkezelők szerves részét képezik az agilis szemléletnek, amelyről majd egy későbbi cikkünkben írunk.

A létrehozott kártyákat (feladatokat) különböző szempontok szerint rendezhetjük vagy szűrhetjük. Szűrhetünk idő alapú ismérvek szerint, például „friss”, „ma aktuális”, „1 héten belüli” stb… De osztályozhatunk akár aszerint, hogy ki a felelőse az adott kártyának vagy melyik üzleti területet érinti a feladat.

A feladatkezelők egyik legfontosabb funkciója a vizuális megjelenítés. A kártyákat több nézetben, több logika szerint is meg lehet jeleníteni. A legelterjedtebb a kanban leosztás, ahol a munka állapota szerint osztályozzuk a feladatokat. Itt a feladat státuszát egy-egy oszlop jelképezi. Ezen kívül népszerű még többek között a Gantt-diagram, ami a feladatok közötti összefüggések megjelenítését helyezi előtérbe és sokszor még táblázatos elrendezést is lehet alkalmazni. 

A kanban és a feladatkezelő

A kanban, mint oly sok más termelési módszer, Japán eredetű technológia és a LEAN szemlélet „Just in time” termelési rendszer fontos eleme. A klasszikus „push (azaz toló)”-rendszerű erőforrás gazdálkodást váltja fel egy úgynevezett „pull (azaz húzó)”-elvű beszerzési módszerrel, amely a tárolt készletek mennyiségét igyekszik egy állandó (alacsony) szinten tartani.

Ennek a gondolkodásmódnak a mentén alakult ki a szolgáltatásokra is kiterjesztett kanban módszer, amelynek lényege a feladatok vizualizálása a kártyákkal, és ezek rendezése a kategóriákat jelképező oszlopokba.

A feladatkezelő testreszabás 

A korábban említett alapvető osztályozási kategóriák (esedékesség, felelős, készültség) nem fedik le minden cég munkafolyamatait. A feladatkezelő akkor igazán hasznos, ha egy alapos tervezés után kialakítjuk a saját kategóriáinkat és az ehhez tartozó szabályokat, például, hogy melyik kategóriából melyikbe van átjárás és erre kinek van jogosultsága. 

Bevezethetünk például a „kész” után egy „elfogadott” kategóriát is, amelybe csak a vezető helyezheti át azokat a feladatokat, amelyekről ő is úgy gondolja, hogy véglegesek. 

Természetesen ez nem egyszerű, de nem kell aggódni, mert ha menet közben támad egy új ötletünk, akkor hozzáadhatunk, vagy eltávolíthatunk egyes állapotokat… csak erről ne felejtsük el tájékoztatni a kollégákat is!

Használata ajánlatok esetén

Fel tudod idézni az elmúlt 10 ajánlatod? Kinek adtad? Mi volt a végösszege? Milyen tételek szerepeltek rajta? Ki volt a cégen belüli felelőse? Ezekre a kérdésekre a válaszokat rögzíthetjük a feladatkezelőben egy-egy feladatként, határidőt és felelőst rendelhetünk hozzá. 

Ha eljön az ajánlat határideje, felhívhatod ügyfeleid figyelmét az ajánlat lejártának közeledtére. Ezek segítségével nagyobb az esély, hogy az ajánlat megrendeléssé váljon. Ha pedig kérdés merül fel egy kártyával kapcsolatban, elkerülhetjük a félreértéseket is, hogy melyik feladat melyik részéről beszélünk, mert a legtöbb rendszerben tudunk egy kártyához hozzászólásokat fűzni és dokumentumokat is csatolni.

Érdemes az ajánlatok kapcsán létrehozott feladatokhoz határidőt rendelni, amikorra az ajánlatot el kell készíteni és el kell küldeni ügyfelünknek. Legyen egy felelőse az ajánlat készítésének, így listázható, hogy melyik kollégánk milyen ajánlatok elkészítésével foglalkozik/foglalkozott. Ha egy ajánlat elkészítéséhez egy külső partner ajánlata is szükséges, hozzunk létre külön kártyákat erre a feladatra.

Használata megrendelések esetén

Ha egy ajánlatot elfogadnak és megrendelés lesz belőle, akkor az ehhez tartozó, korábban létrehozott feladatkezelő kártyát is frissíthetjük, teljesítési határidőt rendelhetünk hozzá és felülvizsgálhatjuk a felelősségi köröket. Később tudni fogjuk, hogy mikorra és mit kell teljesítenünk. Nem kell az ajánlatok szövegében keresni a részletek után, hanem egy felületen megtaláljuk az összes teendőt.

A megrendeléssel kapcsolatos kártyák létrehozásakor is érdemes megadni felelős és határidőt. Amennyiben úgy állapodunk meg egy ügyféllel, hogy egy-egy részfeladat után külön számlákat is kiállítunk, érdemes ezt az információt is rögzítenünk a kártyán.

Összefoglalás

Feladatkezelő alkalmazásával jobban be tudjuk osztani az időnket, és csökkenteni tudjuk a töredezettséget, amit a sok eltérő rendszer párhuzamos használata okoz. Néhány kattintással kideríthetjük, hogy melyik feladat mióta szerepel a megoldandó listában, és megtekinthetjük azt is, hogy hol vannak közeledő határidők. 

Kapcsolódó tartalmak

Lépj át velünk a következő generációba!

© Nexenis – Vidal Next Kft., 2020